Menos pantallas abiertas. Más ventas que llegan hasta el final.

01 · Bandeja multiagente

Todos atienden. Cada conversación tiene dueño.

Asigne chats, use notas internas, respuestas rápidas, etiquetas y filtros por demora. El semáforo hace visible quién está esperando.

• Varios asesores sobre el número de la empresa
• Historial centralizado
• Estados, adjuntos y notas internas
• Filtros “sin asignar”, “muy demoradas” y “VIP”

02 · Ficha y contexto

El asesor no vuelve a preguntar lo que la empresa ya sabe.

Datos de contacto, empresa, etiquetas, historial, responsable y oportunidades quedan unidos. Un directorio reúne a todos los clientes con su asesor, tipo y último mensaje. La IA puede proponer datos que el cliente escribió en el chat; una persona decide si se guardan.

03 · Catálogo y precios

El precio correcto, dentro del chat.

Importe desde Excel o CSV, administre stock visible y use listas detal, distribuidor o mayorista. El asesor busca y agrega productos sin abandonar la conversación.

04 · Inventario

El stock deja de ser un número que alguien pisa.

Cada entrada, venta despachada, devolución, garantía, merma o conteo queda en el kardex del producto, con el saldo que quedó, quién lo hizo y por qué. Un mínimo de alerta avisa qué reponer, y una devolución nunca puede pasar de lo que se le despachó al cliente.

Cuenta unidades; la valoración contable y la facturación siguen en su sistema administrativo.

05 · Cotizaciones

Del interés a un PDF claro, con IVA y seguimiento.

Cree el documento desde el chat, edite cantidades y descuentos, envíelo por WhatsApp y registre aceptación o rechazo. Los borradores asistidos por IA siempre quedan editables.

06 · Pedidos

Lo aceptado no se pierde entre ventas y bodega.

Convierta la cotización en pedido, registre dirección, fecha, transportadora y guía; genere remisión y avise al cliente cuando cambie el estado. Para la venta de mostrador, cree un pedido directo sin cotización.

07 · Empresas, cupo y cartera

El cupo es de la empresa, no del chat.

Registre cada empresa con su NIT (el dígito de verificación se valida), su zona, su lista de precios, sus días de crédito y su cupo. Vincule a los contactos de WhatsApp que compran por ella: el comprador y el tesorero comparten un solo cupo y una sola lista. Importe la cartera que exporta su ERP en Excel o CSV, o digite facturas a mano.

• Cupo, deuda, vencido y disponible a la vista dentro del chat
• Cartera por edades: al día, 1–30, 31–60 y más de 60 días
• Importación revisada antes de guardar: se carga completa o no se carga
• El asesor ve solo las empresas de sus clientes

La cartera oficial sigue en su sistema contable; Cliente365 la usa para decidir, no para cobrar ni facturar.

08 · Pedido a crédito con aprobación

Si el pedido no pasa la regla, espera una decisión con motivo.

Al crear un pedido a crédito, Cliente365 revisa el cupo, la cartera vencida y el estado del crédito de la empresa. Si pasa, sigue su curso. Si no, queda «Crédito por aprobar»: nadie lo alista ni lo despacha hasta que alguien con permiso lo apruebe o lo rechace escribiendo el motivo, con las cifras tal como estaban al pedir.

• Días de gracia de la mora y tolerancia de sobrecupo, definidos por su empresa
• Quien crea el pedido no aprueba su propio crédito (control interno que el administrador puede ajustar)
• Bandeja «Créditos por aprobar» y aviso al aprobador en su «Mi día»
• Cada decisión queda en el historial del pedido

09 · Stock apartado

Dos vendedores no pueden prometer las mismas últimas unidades.

Al crear el pedido, el sistema aparta lo disponible de cada producto por el tiempo que usted defina (48 horas por defecto). El kardex no cambia hasta despachar. Si el pedido se cancela, el crédito se rechaza o la reserva vence, el stock vuelve a estar disponible. Si falta stock, queda anotado en el historial del pedido; si prefiere, el sistema no crea pedidos con faltantes.

• Dos pedidos simultáneos se ordenan: el segundo ve lo que apartó el primero
• Cada pedido muestra qué se apartó y hasta cuándo
• Reglas de reserva y de faltantes por empresa, en «Parámetros comerciales»

Hoy trabaja sobre una sola bodega; el stock por bodega y por vehículo está en la hoja de ruta.

10 · Embudo y Mi día

Cada oportunidad avanza; cada tarea vuelve a aparecer.

Organice ventas por etapa y valor. “Mi día” reúne seguimientos, tareas vencidas y compromisos próximos para que nadie dependa de la memoria.

11 · Indicadores, ventas e informe semanal

Un tablero para decidir, no para decorar.

Revise tiempos de respuesta, conversaciones, oportunidades, cotizaciones y ventas por asesor. Cada lunes, el informe semanal llega por WhatsApp y correo en PDF, con cada cifra comprobada contra la tabla. Exporte la información cuando la necesite.